Рішення № 317 Бердянського виконавчого комітету від 7 червня 2001 року

Про затвердження Положення про порядок здійснення контролю за виконанням документів у виконкомі Бердянської міської ради

Відповідно до Указу Президента України від 29.03.2000р. № 549 "Про заходи щодо вдосконалення організації контролю за виконанням актів та доручень Президента України", розпорядження голови облдержадміністрації від 25.05.2001р. № 208 "Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій державній адміністрації", з метою вдосконалення порядку здійснення контролю за виконанням документів виконавчий комітет Бердянської міської ради

В И Р І Ш И В:

1. Затвердити Положення про порядок здійснення контролю за виконанням документів у виконкомі Бердянської міської ради (додається).
2. Довести дане рішення до керівників управлінь, комітетів, інших структурних підрозділів міськвиконкому, установ та організацій міста для використання в практичній роботі.
3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Ялового С.В.

Міський голова В.О.Баранов

ЗАТВЕРДЖЕНО:
рішенням виконавчого
комітету
№ 317 від 7 червня 2001 року

П О Л О Ж Е Н Н Я
про порядок здійснення контролю за виконанням
документів у виконкомі Бердянської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Положення про порядок здійснення контролю за виконанням документів у виконкомі Бердянської міської ради (далі - Положення) встановлює правила організації контрольної діяльності в управліннях, комітетах, відділах виконкому та інших структурних підрозділах і регламентує здійснення контролю за виконанням актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень голови облдержадміністрації, рішень виконкому та розпоряджень міського голови з моменту їх взяття на контроль до повного виконання та зняття з контролю.
Положення розповсюджується на всю службову документацію.

1.2. Контрольна діяльність у виконавчому комітеті включає:
- контроль за додержанням термінів виконання документів;
- організацію перевірок фактичного виконання документів та аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог документів;
- інформування керівництва міськвиконкому та облдержадміністрації (за необхідністю) про хід виконання документів та вжиття заходів щодо усунення виявлених порушень.

1.3. Відповідальність за організацію виконання документів несуть міський голова, перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами (відповідно до розподілу обов'язків), керівники управлінь, комітетів, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого комітету.

2. Завдання і порядок контролю за виконанням законодавчих актів, розпорядчих документів вищих органів влади та інших документів

2.1. Завданням контролю є забезпечення структурними підрозділами і посадовими особами міськвиконкому своєчасного та якісного виконання документів управлінської діяльності.

2.2. Організацію контролю за проходженням і термінами виконання документів здійснює спеціаліст загального відділу виконкому.
2.3. Контролю підлягають централізовано зареєстровані у загальному відділі документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.
Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.

2.4. Необхідність взяття документів на контроль встановлюється резолюцією керівництва. Резолюція повинна містити обов'язкові елементи: прізвище та ініціали відповідального виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, термін виконання, підпис керівника, дата розгляду документа.
У разі, коли необхідність взяття документа на контроль не визначена резолюцією, рішення про взяття на контроль приймає завідуючий загальним відділом виконкому.

2.5. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль. Формування картотеки контрольованих документів;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.

2.6. На контрольних документах завідуючим загальним відділом у правому верхньому кутку першого аркуша проставляється штамп "КОНТРОЛЬ" або літера "К" (можна червоного кольору). Біля штампа вказується термін виконання: Контроль до 20.01.2000р.

2.7. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у документі, резолюції керівника та безпосередні виконавці.
У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є той, хто у резолюції зазначений першим.
За вказівкою міського голови відповідальність за виконання документа може бути покладена на іншого.

2.8. Виконавець після одержання документа із штампом "Контроль" вживає практичних заходів щодо повного і своєчасного його виконання.

2.9. Загальний відділ виконкому здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи. Надає організаційно-методичну допомогу в роботі з документами в структурних підрозділах виконавчого комітету.

2.10. За дорученням керівника міськвиконкому загальний та організаційний відділи можуть здійснювати перевірки стану контрольної діяльності у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.

3. Термін виконання вхідних документів

3.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

3.2. Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "Терміново" - відразу ж або протягом 7 робочих днів від дати отримання.
Рішення щодо термінів контролю документів, термін виконання яких не визначено, приймає міський голова.

3.3. Документи, які потребують особливо швидкого виконання, мають гриф "ОСОБЛИВІ", термін їх виконання встановлюється міським головою, у разі його відсутності - особою, яка його заміщає, шляхом проставлення у правому верхньому куту документа позначки ОК ("Особистий контроль"). Такі документи виконуються протягом 2 годин того ж дня, коли поставлена позначка.

3.4. Якщо у вхідних документах вищих органів визначено термін подання інформації або відповіді, то вони повинні бути підготовлені і надіслані автору документа не пізніше як за 3 дні до нього. Інформувати у день закінчення встановленого терміну можна тільки за факсом або електронною поштою.

3.5. Відповідно до ст. 19 Закону України "Про статус народного депутата України" на депутатський запит офіційна письмова відповідь подається у 15-денний термін з дня його одержання, якщо інший термін не встановлено Верховною Радою України, на депутатське звернення відповідно - не більше 10 днів з моменту одержання.

Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін, то відповідальний виконавець (за підписом міського голови) письмово повідомляє про це Голову Верховної Ради (у випадку запиту) та народного депутата (як у випадку запиту, так і у випадку звернення) і пропонує інший термін, що не повинен перевищувати місяць після одержання запиту чи звернення.

3.6. Загальний відділ з метою попередження порушення термінів виконання документів проставляє термін на 3 календарних дні раніше встановленого.

3.7. Термін виконання документа може бути змінений лише посадовою особою, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка її заміщає.
У разі потреби термін виконання документу може бути змінений за обгрунтованим проханням виконавця (службова записка), що подається заступникам міського голови або керуючому справами (за розподілом обов'язків) не пізніше як за 5 робочих днів до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного строку від його одержання, а потім міському голові не пізніше як за 3 дні.

У противному разі документ вважається невиконаним або виконаним із затримкою. Документ, на підставі якого продовжено термін виконання, припинено виконання чи відмінено дію документів, що контролювались, зберігається у загальному відділі виконкому.

3.8. Достроково припинити хід виконання документів, а також відмінити їх дію має право лише орган виконавчої влади вищого рівня, посадова особа, яка видала його самостійно, або на вимогу суду.

4. Зняття документів з контролю.

4.1. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і кореспонденту дана відповідь по суті.

4.2. Про виконання окремих доручень керівництва виконавці можуть доповідати усно. При цьому робиться відмітка на листі ознайомлення "Про виконання документа докладено усно", ставиться підпис, дата і прізвище відповідального виконавця або того, хто доповів.

4.3. Після виконання документ разом із матеріалами: інформаціями, довідками, результатами перевірок, протоколами, статистичними даними тощо подається до загального відділу виконкому. Документ зняти з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль.

4.4. На знятих з контролю документах контролюючим органом на нижньому лівому полі першого аркуша документа проставляється штамп "ДО СПРАВИ" та напис за формою:

ДО СПРАВИ №
підпис І.Н.Сірко
дата________________

Відмітка "ДО СПРАВИ" свідчить про те, що робота над документом закінчена, але це не означає, що чинність документа припиняється.

4.5. Зняті з контролю документи зберігаються до моменту передачі в архів у загальному відділі виконкому.

5. Контроль за виконанням рішень виконкому

5.1.Контроль за виконанням рішень виконкому, що взяті на контроль, здійснює відділ організаційної роботи виконкому.
5.2. Контроль здійснюється систематично з використанням таких форм: перевірка на місцях фактичних результатів виконання рішення, аналіз інформацій, статистичних даних, письмових звітів тощо.
Перевірка виконання здійснюється як по рішенню в цілому, так і окремих його пунктів.
5.3. На кожне рішення виконкому, що взято на контроль, в управліннях, комітетах, відділах виконкому оформлюється "Папка контролю", в якій концентруються документи: план підготовки питання, список членів комісії, що готувала питання, довідка (записка) з даного питання або матеріали, на підставі яких підготовлено рішення, матеріали перевірки та інформації виконавців про хід виконання рішення, підсумкова довідка (записка) про результати виконання рішення.
5.4. Про підсумки виконання рішення виконкому протягом 5-ти днів після зазначеного в рішенні строку до відділу організаційної роботи надається довідка (записка) за підписом, начальника управління, комітета або завідуючого відділом; начальників управлінь, комітетів, завідуючими відділами якщо рішення контролювалося кількома, управліннями, комітетами, відділами виконкому. Довідка (записка) про виконання рішення повинна вміщувати відомості про повноту, своєчасність його виконання, фактичні дані, що характеризують досягнуті результати.
5.5. Якщо виникає необхідність продовження або зміни терміну виконання рішення відділи, управління, комітети повинні не пізніше, як за 3 дні до закінчення строку виконання звернутися до міського голови або особи, яка виконує його обов'язки, з обгрунтованим проханням.
5.6. Рішення, взяті на контроль, в яких не обумовлено конкретні строки контролю, контролюються у відділах та управліннях виконкому протягом одного року з дня їх прийняття або на більший строк за домовленістю з особою, на яку покладено контроль.
5.7. Рішення виконкому знімаються з контролю рішенням виконкому або резолюцією міського голови чи особи, яка виконує його обов'язки. Зняття рішення з контролю не передбачає припинення його дії та роботи з ним.
5.8. Відділ організаційної роботи щомісяця інформує міського голову, його заступників та керуючого справами виконкому про стан контролю та виконання рішень виконкому в апараті, відділах та управліннях виконкому.
Раз на квартал відділом організаційної роботи виконкому готується інформація про виконання рішень виконкому, взятих на контроль, на засідання виконавчого комітету.

6. Здійснення контролю за виконанням розпоряджень міського голови

6.1. Розпорядження міського голови (далі розпорядження) обов'язкові для виконання виконавчими органами, установами, яким вони адресовані.

6.2. Загальний контроль за реалізацією розпоряджень у місті здійснюють міський голова, його заступники та керуючий справами виконкому. Координацію роботи по контролю за виконанням розпоряджень міського голови здійснює керуючий справами виконкому, який доповідає про її стан міському голові.

6.3. З урахуванням характеру питань, визначених у документі, контроль за його виконанням здійснює та особа, на яку покладено контроль. Відповідальність за організацію виконання розпорядження несе структурний підрозділ, що безпосередньо готував проект розпорядження, якщо у самому розпорядженні не визначені інші відповідальні виконавці.

6.4. Для перевірки на місцях фактичного виконання розпоряджень за дорученням керівництва міськвиконкому можуть створюватися робочі групи із залученням відповідальних фахівців відділів, управлінь, комітетів виконкому та інших служб. Матеріали перевірок у вигляді службової записки подаються на розгляд міському голові. У разі потреби робочі групи одержують від структурних підрозділів інформації про хід виконання відповідних розпоряджень.

6.5. Технічна робота, пов'язана з контролем термінів виконання, поданням відомостей про організацію контролю на місцях, оформленням контрольних справ, виготовлення карток (РКК), бланків тощо забезпечується загальним відділом.

6.6. Програмні, довгострокові життєвоважливі контрольні розпорядження знаходяться у загальному відділі в "Контрольних папках", а також у "Контрольних папках" виконавців, а короткострокові розпорядження (створення комісій, робочих груп та інші) знаходяться у контрольній папці структурного підрозділу, який надає до загального відділу інформацію про їх виконання.

6.7. Розпорядження виконуються в установлені в них терміни. У разі їх відсутності керівник структурного підрозділу погоджує у заступника міського голови остаточний або проміжний термін виконання, про який повідомляє загальний відділ виконкому.

6.8. Для зняття з контролю розпорядження структурний підрозділ, що відповідає за організацію виконання, готує інформацію про хід виконання розпорядження (у надрукованому вигляді) і разом із усіма матеріалами передає відповідному заступнику міського голови для доповіді міському голові. Міський голова приймає рішення про зняття розпорядження з контролю або дає доручення про продовження роботи над ним.

6.9. У разі зняття розпорядження з контролю "Контрольна папка" з усіма матеріалами передається до загального відділу виконкому.

7. Порядок здійснення контролю відповідності документів органів місцевого самоврядування в частині делегованих повноважень нормам чинного законодавства

7.1. Завданням контролю відповідності документів нормам чинного законодавства є забезпечення підвищення ефективності контрольних функцій у діяльності міськвиконкому за дотриманням Конституції і законів України, а також щодо здійснення місцевого самоврядування з одночасним посиленням значення розпорядчо-виконавчих функцій.

7.2. Контроль відповідності розпорядчих документів міськвиконкому нормам чинного законодавства здійснює юридичний відділ виконавчого комітету.

7.3. Рішення міськвиконкому та розпорядження міського голови підлягають обов'язковій правовій експертизі. Завідуючий юридичним відділом міськвиконкому забезпечує перевірку відповідності проектів рішень виконкому та розпоряджень міського голови чинному законодавству, після чого візує їх.

7.4. Юридичний відділ та відділ організаційної роботи міськвиконкому щорічно подають інформацію до організаційного відділу облдержадміністрації щодо дотримання вимог чинного законодавства на території міста за встановленою формою.

7.5. Загальний відділ міськвиконкому щокварталу подає інформацію до облдержадміністрації про виконання делегованих повноважень міськвиконкомом за встановленою формою.